投標企劃書、服務建議書或工程報告要送印，第一步是把招標文件裡規定投標文件格式的那一頁拿出來，逐項對：份數、正本副本、裝訂方式、封面要寫什麼、要不要目錄和索引標籤。每一案的規定不同，一律以招標文件或機關要求為準，不要憑上次的經驗猜。
送印前逐項對照規定
- 份數：總共幾份，其中正本幾份、副本幾份，正本副本要不要在封面標示
- 裝訂：規定膠裝、線圈或其他方式，有沒有規定裝訂在左邊或上方
- 封面：案號、標案名稱、廠商名稱等欄位，照規定的順序和寫法
- 目錄與頁碼：要不要目錄、頁碼要不要連續編
- 索引標籤：章節之間要不要加標籤頁，方便審查委員翻找
- 尺寸與頁數上限：有些案子會限制頁數或紙張大小，超過可能不符合規定
用印頁、簽名頁、彩色頁先處理
報告裡總有幾頁比較特別，整本印完才發現順序不對，拆開重裝最花時間。
- 要蓋公司大小章、主管簽名或技師簽證的頁面，先蓋好、簽好，把紙本原稿一起帶來，跟其他頁一起裝
- 整本只有幾頁是彩色照片或圖表的，把彩色頁的頁碼列出來
- 有比 A4 大的圖面要摺進去，先提出來，摺法和位置要一起討論
- 正本與副本內容不同的地方（例如正本放原件、副本放影本），先寫清楚
留一次最後校對的時間
截止日前一天才把檔案丟出去，最容易出事：錯字來不及改、少一頁沒發現。排時間時，把「最後一次從頭翻」算進去。
- 檔案存成 PDF 再送印，版面才不會因為換電腦而跑掉
- 裝訂前先看過一份完整的內容，確認頁序、邊界沒問題再全部裝
- 跟我們講清楚「最晚哪一天、幾點前」一定要拿到，我們才好排時間
章節分散在不同人手上
企劃書常常是好幾個人分頭寫，字型、行距、標題樣式各不相同，合在一起很亂。可以先定好一份樣式給大家套用；來不及的話，整理排版也可以交給我們。
交給新美印務基地趕件
新美印務基地可以幫忙排版，把散在各處的檔案彙整成一本。急件不另外加價，營業時間內優先製作，實際需要多久看份數和裝訂方式，送件時把截止時間告訴我們；需要非營業時間配合製作，請先打電話 06-6334109 確認。檔案可以用 LINE 官方帳號 @186deery、Email 傳，或帶隨身碟和紙本原稿到府西路 77 巷 21 號。
招標文件規定格式的那一頁，是送印時最該帶著的東西。