機關、學校核發的獎狀與證書，可能使用機關印信或首長簽字章。其中，關防屬於印信的一種，首長簽字章則是不同類型的章戳。送印時，應確認實際使用的種類與核准範圍，不得僅憑印章圖檔就自行套印。
確認核准內容，再安排套印
需要套印印信或簽字章時，請由承辦人員依單位規定完成核准程序，並確認樣稿、用途、印製數量及印章種類，再交付核准使用的印模或圖檔。
如採印製完成後由機關、學校自行用印的方式，也請事先告知，以便預留適當的用印位置。
配合簽署切結書，明確限定用途
新美印務基地承接機關、學校獎狀印製時，會依案件要求配合簽署借用首長簽字章印模等切結文件，明確約定使用範圍與責任。
以我們承印案件所使用的首長簽字章印模切結書為例，內容要求製版及套印過程指定專人監督，套印完畢後立即銷燬底片、印版，並立即歸還印模，不作其他用途。
切結書是承印作業的責任約定，不能取代機關、學校的使用授權；實際作業仍須依適用規定、核准內容及切結要求辦理。
名單與印章資料，均須妥善保管
姓名、證書字號、印模及印章圖檔，應限於本次委託作業使用，並由指定窗口核對樣稿。不得擅自轉交資料、加印成品或挪作其他用途，也不任意公開含有個人資料或完整印章圖樣的校稿檔案。
明確限定資料用途與接觸人員範圍，有助於降低資料外洩及印章圖樣遭冒用的風險。
印製完成後，歸還印模、銷燬製版資料
案件若約定「底片、印版立即銷燬，印模立即歸還」，就應分別執行，不得擅自留存，也不得將應歸還的印模自行銷燬。
相關電子檔、試印紙張、瑕疵品與剩餘成品，也須依委託單位規定及切結內容處理。後續即使印製相同證書，仍應確認是否在原核准範圍內，不得僅因曾經承印，就擅自沿用印章資料。
需要印製獎狀或證書，歡迎先提供樣稿、份數與單位的用印規定，我們會先確認切結文件及作業要求，再安排製作。