準備工會、同業公會或協會的會員大會手冊，最重要的三件事是：內容照固定順序排、指定一位窗口收齊所有檔案、所有內容定稿後最後才編目錄和頁碼。手冊內容依各單位章程與主管機關的規定為準，下面是一般常見的做法。
大會手冊常見的內容順序
每個單位的章程不同，主管機關的要求也不完全一樣。一般來說，手冊大多照下面的順序排，會員在現場跟著議程翻比較好找。
- 開會通知與大會須知
- 大會議程
- 上次會議紀錄與決議執行情形
- 工作報告：理事會、監事會、各委員會
- 財務報表與預算：上年度收支決算、資產負債，下年度工作計畫與預算
- 討論提案
- 選舉相關資料：有改選時放選舉辦法、候選人名冊
- 附錄：章程、理監事名錄、會員名冊
資料分散在好幾個人手上，先定好窗口
工作報告在總幹事那裡，財務報表在會計那裡，提案又是各組自己寫。每個人各自把檔案傳來，最容易印到舊版本。
- 指定一位窗口：會務人員或總幹事統一收齊，再一次交出去
- 檔名加日期：每改一次，檔名後面加上日期，例如「財務報表_1015」，大家都看得出哪份最新
- 定一位最後校對的人：整本排好後，由負責的主管從頭看一次，數字和名字確認過再送印
頁數多，目錄和頁碼最後才做
手冊動輒幾十頁到上百頁，常見的狀況是目錄寫第 12 頁，翻過去卻是別的內容。原因多半是前面又加了一頁，後面全部往後移。
- 內容、表格全部定稿、確定不再增減頁數，最後一步才對目錄頁碼
- 要裝訂的手冊，靠裝訂那一側多留一點邊，字才不會被夾進去
- 雙面印的話，頁碼放在外側下方，翻找比放中間清楚
- 財務報表這類大表格，先確認縮到 A4 後數字還看得清楚
裝訂方式怎麼選
頁數少的手冊常用騎馬釘，攤開好翻；頁數多的常用膠裝，看起來像一本書，整齊好收。會議當天要一邊翻一邊寫筆記的，也可以考慮線圈，能完全攤平。實際怎麼裝，看頁數和用途一起討論。
交給新美印務基地排版與印製
資料還沒整理好也可以先拿來。新美印務基地可以幫忙排版，把散在各處的檔案彙整成一本，確認內容與報價你同意後才開始印。檔案可以寄到 xmprintbase@gmail.com、用 LINE 官方帳號 @186deery 傳，或帶隨身碟、紙本原稿到府西路 77 巷 21 號。我們開立收據（免用統一發票），需要核銷的話，送印前先問過你們的會計能不能用。
目錄頁碼一定是最後一步，所有內容定稿後再對一次。